Collectivités et administrations

Le récolement suite aux élections

Dans le cadre des élections municipales des 15 et 22 mars 2020, vous trouverez ci-dessous les éléments nécessaires à l'élaboration du récolement réglementaire et du procès-verbal de décharge/prise en charge à signer par le maire sortant et le maire élu. Ces consignes s'adressent également aux établissements publics de coopération intercommunales (EPCI).

Aux termes des articles L.212-6 et L.212-6-1 du code du patrimoine, les collectivités territoriales et groupements de collectivités territoriales sont propriétaires et responsables de leurs archives. C'est l'article 4 de l'arrêté interministériel du 31 décembre 1926 portant règlement des archives des communes (toujours en vigueur) qui prescrit l'établissement des documents demandés à chaque changement de maire ou de municipalité.

Le directeur des Archives départementales, chargé du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives publiques, se tient à votre disposition.


Comment archiver?

Archiver est une obligation légale pour les organismes publics (art. L 212-1 à L212-3 du Code du Patrimoine).

L'archivage est une sélection permettant d'établir le devenir des documents au terme d'une durée d'utilité administrative fixée selon la nature des dossiers:

  • Documents n'ayant plus d'utilité juridique ou administrative et ne présentant pas d'intérêt historique;
  • Document ayant un intérêt historique: documents à conserver aux Archives départementales;
  • Document devant faire l'objet d'un tri.

Cette sélection est faite en lien entre le service versant et l'administration des archives. Pour certaines administrations, il existe des circulaires indiquant le dévenir de chaque type de dossiers; en l'absence de tels documents, des tableaux de gestions sont réalisés au niveau local de manière concertée.


Les éliminations

Le visa préalable de la direction des Archives départementales est obligatoire avant toute destruction d'archives publiques (décret n°79-1037, art.16). Lorsqu'un service souhaite éliminer des dossiers, il doit adresser un bordereau d'élimination aux Archives départementales qui le lui renverra ou non, au vu de la validité historique des documents.


Les versements

En ce qui concerne les archives à valeur historique, un bordereau de versement permet d'identifier clairement les dossiers afin de faciliter les recherches futures.


Créez votre espace professionnel

À l’aide de votre adresse mail professionnelle et d’un mot de passe, créez votre espace personnel pour gérer les archives de votre administration. Dans cet espace, vous retrouverez  tous les outils nécessaires à la bonne gestion de vos archives : les tableaux de gestion, l’ensemble des bordereaux de versement et d’élimination produits par votre service, etc. Il vous permettra également un contact simplifié avec votre archiviste référent.